OFICIAL DE PROGRAMASResumen de la posición:Apoya al Gerente de Programas en la planificación, organización, realización y seguimiento de los aspectos logísticos de las actividades desarrolladas en el marco de los proyectos implementados por HIAS. Participa en la elaboración de informes y propuestas para ser presentadas a donantes. Brinda soporte básico en la atención de consultas sobre el uso de herramientas tecnológicas en la organización (ProGres, Kobo y otras matrices de recopilación de información).Funciones esenciales:- Participa en la coordinación y desarrollo de las actividades encargadas a la Gerencia de Programas.- Contribuye a la realización de un control regular del progreso de proyectos y actividades hacia el logro de objetivos y resultados, a través de una comunicación permanente con el personal de las oficinas en el país.- Conduce personalmente visitas de monitoreo para evaluar el desempeño general de las operaciones, en apoyo a la Gerencia de Programas.- Contribuye y apoya en la coordinación de la recopilación de información para los informes de proyectos, lecciones e innovaciones, desarrollo y fortalecimiento de capacidades internas y capacitación y en la generación de materiales del programa relativos a la comunicación interna y externa.- Responde a las solicitudes de información y orientación de las oficinas de HIAS en el país.- Prepara herramientas y documentos para la utilización y orden de las comunicaciones internas y externas de la oficina.- Mantiene el control del inventario de materiales de comunicación y de asistencia de HIAS (brochures, afiches, volantes, suplementos nutricionales) y coordina la entrega de estos insumos.- Participa activamente en las sesiones de coordinación y definición de rutas de trabajo para la organización de reuniones y otras actividades de HIAS.- Apoya en la preparación de aspectos administrativos y logísticos relacionados con la organización de las actividades y proyectos desarrollados por HIAS (preparación de cotizaciones, convocatorias, seguimiento, entre otras).- Brinda soporte para la atención y registro de personas que asistan a actividades de HIAS y verificación de aspectos logísticos.- Apoya el levantamiento de minutas de reuniones internas o externas a las que acompañe a la Gerencia de Programas o a la Dirección País.- Mantiene actualizada la base de datos de cooperantes.- Participa en la elaboración de propuestas para donantes.- Apoya el monitoreo de avance de los proyectos en coordinación con la Gerencia de Programas y el área de Monitoreo y Evaluación.- Realiza visitas de campo a las oficinas en terreno para verificar cumplimiento de metas y apoyar en asuntos puntuales.- Contribuye en la compilación y generación de información requerida para la elaboración de informes.- Planificación, diseño, organización, realización y seguimiento de la logística de actividades según necesidades de la organización y de los proyectos.- Apoya a la Gerencia de Programas, a la Dirección y al equipo de trabajo de HIAS para promover los intereses de las personas beneficiarias en cualquier otra forma que se considere necesario.Cualificaciones y requerimientos:- Licenciatura en Áreas de las Ciencias Sociales.- Manejo de Windows, Office e Internet.- Experiência en manejo de bases de datos.- Conocimiento del manejo de las herramientas Progress y Kobo es un plus.- Persona responsable, discreta, dinámica y proactiva.- Habilidad para trabajar con personas de diferentes culturas.- Habilidad para trabajar en equipo de forma efectiva.- Excelente manejo de relaciones interpersonales.- Experiência laboral en temas relacionados con la atención de población vulnerable, especialmente personas refugiadas o solicitantes de refugio.- Experiência en la logística y organización de actividades (planificación, diseño, organización, realización y seguimiento).DECLARACIÓN:Esta descripción de puesto intenta, de manera general, describir la naturaleza y nível de trabajo que debe ser desempeñado. Por lo que puede no ser una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, metas, habilidades requeridas, o la ubicación y alcance permanente del trabajo. La ubicación de la posición puede estar sujeta a cambios en base a necesidades programáticas.Todas nuestras posiciones, pueden necesitar la disponibilidad de viajar, incluso a terrenos en condiciones que pueden ser inseguras, en caso sea requerido; esto incluyendo aquellas posiciones que no viajan típicamente que pueden ser desplazadas para la respuesta a emergencias.PROCESO DE SELECCIÓN:Paso 1: Envía tu aplicación mediante nuestra plataformaPaso 2: Primer acercamiento con Recursos Humanos vía llamada o correo electrónicoPaso 3: Entrevista profunda con Recursos HumanosPaso 4: Panel de entrevista con Supervisor inmediato y equipo técnicoPaso 5: Revisión de referencias e investigación laboralPaso 6: Carta Ofe
