Asistente Administrativo/A

- - Ejecutar todas las actividades mensuales consignadas en la programación de la Gerencia de Administración y Finanzas para el eficiente manejo del área administrativa y contable de la organización.
- Llevar el control de los mantenimientos de las unidades de autos y el registro de los mismos para un mantener las unidades en buen estado.
- Realizar las inspecciones periódicas a las diferentes oficinas con el fin de mantenerlas en óptimas condiciones y con los materiales de oficina e insumos al día.
- Efectuar las solicitudes de aseo, cafetería y papelería de la unidad velando por el suministro mensual de los insumos requeridos, realizando un control adecuado de entrega y consumo de los mismos.
- Realizar los registros de la facturación de los clientes.
- Recepción de correspondencia y facturas de proveedores.
- Coordinar los servicios de mensajería a nivel nacional e internacional.
- Desarrollar procedimientos y políticas para el área de administración y finanzas.
- Gestionar las reservas de hoteles y transportes del personal viajero.
- Mantener al día la matriz de las pólizas de seguros de autos entre otras.
- Mantener comunicación con proveedores para informar sobre las gestiones de pago.
- Manejo de caja menuda, cumpliendo con el procedimiento establecido de la compañía.
- Gestionar los requerimientos de los temas de tecnología y de la información, como los mantenimientos de los equipos tecnológicos (renovación de laptops y equipos móviles).
- Crear los proveedores con los que mantiene relación comercial la empresa.
- Ordenar y controlar el archivo físico y gestión documental de las áreas.
- Generar reportes de gastos mensuales.
- Creación de carpetas de propuestas de pago.
- Registrar en el sistema SAP las cotizaciones de órdenes de compra.
- Registrar las actividades pendientes semanales en el programa de comunicaciones.
- Procurar que la imagen y marca de la empresa vayan de acuerdo a los lineamientos establecidos.
- Gestionar los diferentes pagos de las oficinas.
- Validar el tema de garantías de respuestos.
- Apoyar en cualquier otra actividad inherente al cargo.
- Crear las SOLPED (todas las ordenes de compras, colocar centros de costos, si es gasto o costo.