BackgroundLa Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC) es líder mundial en la lucha contra las drogas, el crimen, el terrorismo y la corrupción, brindando asistencia especializada a los gobiernos, y operando para ello en todas las regiones a través de una extensa red de oficinas sobre el terreno.El Programa de Control de Contenedores (CCP), implementado por la Oficina de UNODC y la Organización Mundial de Aduanas (OMA), ayuda a los Estados Miembro a fortalecer la seguridad de su cadena de suministro mundial y facilitar el comercio.Breve descripción del proyecto:El Programa de Control de Contenedores (CCP) implementado por la Oficina de UNODC y la Organización Mundial de Aduanas (OMA), promueve la cooperación internacional para mejorar la seguridad portuaria que servirá no solo para prevenir el tráfico de drogas y otros delitos ilícitos de contenedores, sino también para facilitar el comercio legítimo y aumentar los ingresos estatales. Para hacerlo, el proyecto trabaja en estrecha colaboración con socios nacionales e internacionales para:Establecer Unidades conjuntas de Control de Contenedores (UCC), como unidades de perfilamiento para identificar contenedores de alto riesgo.Proveer entrenamiento teórico y práctico especializado a través de un equipo internacional de expertos que cubren una gran variedad de temas relacionados con las drogas y el delito.Mejorar la cooperación con el sector privado, facilitando el comercio legítimo.Actividades de sensibilización sobre la facilitación del comercio legítimo.Promover la cooperación entre las autoridades nacionales competentes.
El puesto está basado en Ciudad de Panamá, como parte de la Oficina Regional de UNODC para Centro América y el Caribe (ROPAN). Bajo la guía general del Representante Regional de la Oficina de UNODC ROPAN, y bajo la supervisión directa del Coordinador del Proyecto, el/la Asistente de Finanzas del Programa apoyará de manera directa todas las funciones financieras y administrativas relacionadas con la implementación del Proyecto de “UNODC-OMA – Programa de Control de Contenedores (CCP)” en la región. En Latinoamérica y el Caribe, el Programa CCP se implementa en 18 países: Argentina, Bahamas, Bolivia, Brasil, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Guyana, Honduras, Jamaica, Panamá, Paraguay, Perú, República Dominicana y Surinam.El/la Asistente de Finanzas trabajará en colaboración con el equipo de CCP de la oficina de ROPAN, con el departamento de operaciones de ROPAN, con el equipo de finanzas de CCP en la sede de UNODC en Viena, Austria, y con la(s) oficina(s) de campo del PNUD, según se requiera para el intercambio de información y la ejecución del Programa. Se requiere colaborar igualmente con la Organización Mundial de Aduanas (OMA), socio implementador de CCP.Duties and ResponsibilitiesResumen de las tareas principales:Tareas financieras.Seguimiento de gastosInformes financieros a nivel interno y externo de acuerdo con los plazos de Naciones Unidas y de los donantes.Mantenimiento de registros de pago y saldo de fondos.Realización de pagos en el marco del Programa de CCPPlanificación de las necesidades financieras para los próximos períodos.Preparación de documentos para el análisis presupuestario. Mantenimiento del sistema de previsión presupuestaria.Gestión del archivo de datos y la adecuada cumplimentación de documentos e informes financieros.Tareas financieras:Iniciar todas las solicitudes de pago, asegurándose que las mismas sean conformes con las reglas y regulaciones financieras de UNODC.Revisar todas las instrucciones de pago entrantes con respecto a los detalles bancarios y las fuentes de financiación.Utilizar el sistema de contabilidad de UNODC (UMOJA) para procesar pagos a proveedores y otros clientes relacionados con la implementación de CCP en la región de Latinoamérica y el Caribe.Ser responsable de todas las solicitudes de pago, incluyendo comprobantes y demás servicios, asegurándose que los gastos se carguen a las líneas presupuestarias apropiadas, y supervisando que no haya déficit en los presupuestos.Notificar a los beneficiarios sobre el estado de los pagos.Atender las consultas sobre asuntos relacionados con los pagos.Supervisar y cerrar los compromisos de pago abiertos según se requiera.Asegurar la veracidad y exactitud de los documentos de respaldo presentados por el personal del programa y/o proyecto, Verificar los gastos realizando los cálculos necesarios e incluyendo todos los datos relevantes para realizar un control de gastos.Presupuesto y Reportes:Preparar los documentos de respaldo (documentos narrativos y tablas de respaldo), sobre estimaciones de costes y propuestas presupuestarias.Extraer la información y generar informes de gastos desde las bases de datos del sistema; apoyar en la realización de análisis preliminares con la información extraída y los informes generados, resaltando las áreas de interés para los oficiales interesados.Revisar los borradores de informes verificando la precisión, la consistencia y la uniformidad en la presentación; verificar la consistencia de las cifras de las tablas con el texto de los informes, examinando igualmente las referencias a otros informes y documentos, y señalando los errores a los oficiales interesados; asegurar que todas las correcciones necesarias se incorporen en los informes; durante la preparación de los informes presupuestarios, coordinar con el resto de personal de finanzas y encargados de presupuestos sobre temas relacionados.Analizar y monitorear la situación financiera general informando sobre el estado del gasto financiero del proyecto y alertando a los oficiales interesados sobre los déficits.Redactar planes de trabajo anuales que reflejan todas las tareas presupuestarias y financieras.Redactar informes financieros tanto a nivel interno como externo, incluidos los informes para donantes, informes de Umoja e informes específicos del programaGeneral:
Actualizar los documentos/informes/directrices relacionados con asuntos financieros, y de acuerdo con las políticas y procedimientos de las Naciones Unidas.Redactar correspondencia de rutina con respecto a consultas relacionadas con asuntos financieros y presupuestarios relevantes.Mantener los archivos actualizados.Contribuir a la orientación, iniciación y guía administrativa del personal del programa.Contribuir a las redes de conocimiento y comunidades de práctica.Realizar otras tareas afines que le sean asignadas.CompetenciesImpacto de ResultadosEl logro eficiente y oportuno de los resultados afecta directamente la ejecución del programa. La inexactitud en la información suministrada, la ineficiencia en los servicios de apoyo proporcionados, la insuficiencia en los aspectos organizativos y logísticos realizados, y la orientación insuficiente del cliente, tendrán un impacto negativo significativo en la eficiencia del programa y en la reputación de la Organización.Habilidades y Competencias generales:Habilidades corporativas:Demostrar compromiso con la misión, visión y valores de la Organización.Mostrar sensibilidad y adaptabilidad cultural, de género, religión, raza, nacionalidad y edad.Competencias funcionales:Profesionalismo:Orgullo por el trabajo y los logros conseguidos con supervisión mínima.Diligencia y eficiencia en el cumplimiento de los compromisos, los plazos y el logro de resultados.Capacidad de trabajar en situaciones estresantes.Planificación y organización:Desarrollo de objetivos claros que sean acordes a las estrategias definidas.Identificación de actividades y tareas prioritarias y ajuste de las prioridades según sea necesario.Monitoreo y ajuste de planes y acciones según sea necesario.Comunicación:Escuchar, hablar y escribir de manera clara y eficaz.Demostrar apertura para compartir información y mantener informadas a las personas adecuadas.Trabajo en equipo y respeto por la diversidad:Trabajar en colaboración con colegas para lograr objetivos organizacionales.Trabajar de manera eficiente con personas de todos los orígenes.Tratar a todas las personas por igual con dignidad y respeto.Compartir el crédito por los logros del equipo y aceptar las responsabilidades conjuntas por las deficiencias del equipo
Required Skills and ExperienceEducación:Se requiere título académico universitario.Título académico universitario en las áreas relacionadas con finanzas y gestión de presupuestos, tales como contabilidad, negocios, o administración pública es deseable.
Experiencia:Se requieren al menos dos (2) años de experiencia nacional o internacional en áreas financieras y/o de servicios de apoyo presupuestario.Deseable experiencia en el uso de sistemas SAP/Umoja para la realización de reportes financieros y de gestión.Deseable experiencia en uso de equipos de computación y paquetes de software (MS Word, Excel, PowerPoint, etc.), conocimiento de hojas de cálculo y bases de datos, y experiencia en manejo de sistemas web de gestión.Idiomas requeridos:Se requiere excelente dominio del idioma español e inglés, oral y escrito.Se valorará el dominio de otro idioma de Naciones Unidas.
