BackgroundLa Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC) fue establecida en 1997 para abordar los aspectos interrelacionados del control de drogas, la prevención del crimen y el terrorismo internacional en el contexto del desarrollo sustentable y la seguridad humana. UNODC se financia principalmente a través de contribuciones voluntarias, especialmente gubernamentales. Su función primordial es promover la ratificación e implementación de los tratados internacionales, reformas legislativas e institucionales y llevar a cabo proyectos de cooperación técnica para monitorear, prevenir y contrarrestar la producción, el tráfico ilícito y el uso indebido de drogas así como la delincuencia organizada.Esta posición esta orientada a dar asistencia operativa a los proyectos de la oficina de UNODC ROPAN ubicada en Panamá y a sus extensiones de Oficinas de Proyectos en El Salvador, Guatemala, República Dominicana, Costa Rica, Barbados, y Haití.Duties and ResponsibilitiesBajo la supervisión directa del Analista de Finanzas, Administración y Recursos Humanos de la Oficina y del Coordinador del Proyecto, el/la Asistente tendrá las siguientes funciones principales:
Tareas relacionadas con el apoyo operativo:
Aplicar apropiadamente las reglas y regulaciones de Naciones Unidas en todos los procesos ejecutados en la Unidad de AdministraciónAsistir al punto focal entre la Oficina de PNUD y UNODC, específicamente con las unidades de Finanzas y Administración.Brindar apoyo/seguimiento al momento de la preparación de reportes financieros relacionados con la gestión del proyecto tanto para los donantes como para la sede de UNODC según sea necesario.Efectuar pagos en sistema Umoja, asegurando la verificación de documentos de soporte financieros, y dar seguimiento hasta el final del proceso con la sede de UNODC, así como a los pagos rechazados en el sistema.Mantener actualizado diariamente un registro del cuadro de pagos de UNODC.Ejercer el rol de logística para el recibido de bienes y servicios en el sistema Umoja.Apoyar en la revisión de creaciones de números de Index y cuentas bancarias en Umoja.Apoyar a la Unidad de Administración en la revisión de documentación requerida para creación de vendors y su posterior solicitud de creación en Altas a través del Sharepoint de PNUD.
Dar seguimiento con la Oficina de País del PNUD en el proceso de depósitos bancarios o créditos aplicados por los proyectos.Colaborar con las revisiones mensuales y anuales físicas del inventario del proyecto y de la oficina, así como su mantenimiento en el sistema Umoja.Asistir al nuevo personal, expertos y consultores en los procedimientos básicos y en los requisitos para tramitación de pagos, títulos, cuentas bancarias y otros requisitos necesarios a su llegada.Procesar trámites como visa, carnet de exoneración, placas MI, y otros para el personal Internacional y a solicitud de los proyectos con el Ministerio de Relaciones Exteriores.Velar por el buen mantenimiento de las áreas comunes de la oficina y los servicios contratados.Preparación de talleres de formación, capacitaciones y reuniones, así como las disposiciones logísticas vinculadas (viáticos, viajes, alojamiento, alimentación), se lleven a cabo conforme se ha programado.Verificación de información de viajes en el sistema Umoja para el efectivo proceso de pago de viáticos.Actualizar mensualmente el sistema de registro FOHRM de personal de la oficina de ROPAN.Apoyar en la actualización mensual del registro de asistencia de la oficina.Participar en reuniones inter-agenciales y de cualquier otro tipo, según sea asignado.Apoyar en el registro tanto físico como digital de todos los procesos administrativos.
Apoyar en las tareas administrativas que solicite la Unidad de Administración según se requiera.Realizar otras asignaciones relacionadas con el mandato de UNODC y la Región, según solicitado por el Representación Regional.
El trabajo implica el contacto y la interacción frecuentes con las siguientes contrapartes:
Funcionarios y personal técnico de UNODC en Panamá;
Autoridades del país donante;
Agencias de las Naciones Unidas y otros organismos regionales, subregionales e internacionales.Ministerios e Instituciones de Panamá.
Impacto de Resultados:Logro efectivo y eficiente de los procesos operativos en la implementación y desarrollo de las actividades administrativas y financieras dentro de la Unidad de Administración y apoyo al Proyecto PANZ41 de la Oficina Regional para Centroamérica y el Caribe en Panamá.
CompetenciesIntegridad: Compromiso con los valores y principios de Naciones Unidas e integridad personal.Compromiso: Con la visión, misión y metas estratégicas de la organización.Sensibilidad: Adaptabilidad sin prejuicios personales en cuanto a temas interculturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad.Respeto a la Diversidad: Trabajar efectivamente con personas de cualquier raza, género, creencias, etc.Orientación al Cliente:
Establece, construye y mantiene relaciones efectivas dentro de su unidad de trabajo y con los clientes internos y externos.Responde prontamente a las necesidades de los clientes.
Enfoque de Resultados:
Demuestra habilidad para identificar problemas y proponer solucionesCapacidad de planificación y organización; preparación de reportes.Capacidad de síntesis.Responde efectivamente a la retroalimentación.
Trabajo en Equipo:
Actitud proactiva y afinidad por un estilo de trabajo participativo, demostrando apertura al cambio y habilidad para manejar temas complejos.Capacidad de relacionarse con los demás y de trabajar en equipo en un ambiente de trabajo multi-cultural y sentido del respeto por la diversidad.
Required Skills and ExperienceEducación:
Licenciatura en Administración, Finanzas, Contabilidad o áreas afines.
Experiencia:
Cinco (5) años de experiencia de trabajo en áreas de finanzas, contabilidad, y/o administración.
Al menos dos (2) años de experiencia en preparación de informes y reportes financieros.Deseable dos (2) años de experiencia en implementación proyectos de cooperación internacional.Previa experiencia en la organización de talleres de formación y eventos, será valorado.Conocimientos de sistemas ERP, aplicaciones Peoplesoft, o similares.Dominio de programas informáticos básicos de oficina (Windows, Word, Excel, Lotus Notes, Power Point, etc).
Idiomas requeridos:
Excelente dominio del idioma Español hablado y escrito.Nivel avanzado del idioma Inglés, hablado y escrito.
Nacionalidad:
Solo podrán aplicar a esta vacantes ciudadanos panameños y/o personas extranjeras con permiso de trabajo vigente para laborar en el país.
