Asistente de Recepcion

Asistente de Recepción

Rol del Puesto

• Reportar directamente al Administrador.
• Actuar profesionalmente y ser un modelo de comportamiento para todos los empleados.
• Fomentar un entorno empresarial responsable, orientado al éxito y alineado con los principios de la organización.
• Brindar asistencia directa a los Directores y a la Administración en todas las áreas relacionadas con la recepción y administración.

Responsabilidades y Funciones

Administración y Compras:

• Atender a clientes y directores, y preparar salas de reuniones según necesidades.
• Gestionar reservas de las distintas salas de reuniones a través del correo corporativo de recepción.
• Controlar herramientas de trabajo del equipo para visitas técnicas (niveles, cinta métrica, láser de medición, audífonos).
• Gestionar registro y tarjetas de acceso a estacionamiento para el personal.
• Autorizar accesos de proveedores a la oficina en coordinación con la Administración.
• Gestionar solicitudes de mensajería, viáticos y transporte, asegurando registro y control.
• Manejar la cuenta corporativa para reuniones virtuales (Zoom).
• Apoyar en la creación y seguimiento del Presupuesto Anual.
• Responsable del inventario y levantamiento de necesidades de insumos de oficina.
• Realizar cotizaciones para compras de insumos mensuales según requerimientos de la oficina y equipo.
• Mantener al día los archivos de flujo administrativo.
• Crear proveedores según formato preestablecido con la documentación necesaria.
• Crear y actualizar perfiles de colaboradores para nuevos ingresos y revisiones anuales.

Mantenimiento e Infraestructura:

• Supervisar el buen estado de la infraestructura de la oficina.
• Dar seguimiento al presupuesto anual de mantenimientos preventivos.
• Coordinar con proveedores según la programación mensual de mantenimientos.
• Supervisar servicios de limpieza y aseo de la oficina.
• Garantizar la correcta organización y uso de las instalaciones por parte del personal.

Gestión de Proyectos y Trámites:

• Apoyar a la Administración en la actualización de la base de datos de nuevos clientes.
• Colaborar en la solicitud, archivo y digitalización de documentos de clientes.
• Apoyar en la digitalización y manejo de planos de la oficina.

Documentación General:

• Mantener vigente la documentación legal de la empresa en archivos físicos y digitales.
• Gestionar cartas de referencia de proyectos según indicaciones de Coordinadores y Directores.
• Participar en reuniones informativas y de seguimiento con la Administración y en coordinación con Gerentes de Operaciones y Finanzas.
• Elaborar actas de reuniones.
• Colaborar en actividades adicionales para apoyar el cumplimiento de objetivos y metas.
• Preparar la documentación y procesos para su reemplazo en caso necesario.

Autoridad

• Determinar su plan de trabajo diario.
• Seleccionar materiales de limpieza y personal para el servicio de aseo.

Perfil Requerido

• Experiencia mínima de 2 años en administración.
• Conocimientos en seguimiento de inventario y compras.
• Experiencia en coordinación de mantenimiento de infraestructura.
• Habilidad en atención al cliente y trato profesional.
• Dominio de Google Suite y Microsoft Office.