Background La Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC) fue establecida en 1997 para abordar los aspectos interrelacionados del control de drogas, la prevención del crimen y el terrorismo internacional en el contexto del desarrollo sustentable y la seguridad humana. UNODC se financia principalmente a través de contribuciones voluntarias, especialmente gubernamentales. Su función primordial es promover la ratificación e implementación de los tratados internacionales, reformas legislativas e institucionales y llevar a cabo proyectos de cooperación técnica para monitorear, prevenir y contrarrestar la producción, el tráfico ilícito y el uso indebido de drogas, así como la delincuencia organizada.
Esta posición esta orientada a dar asistencia operativa a los proyectos de la oficina de UNODC ROPAN ubicada en Panamá y a sus extensiones de Oficinas de Proyectos en El Salvador, Guatemala, República Dominicana, Costa Rica, Barbados, y Haití.
Duties and Responsibilities
Bajo la supervisión directa del Representante Regional y la Directora de Programas y Operaciones Regional de UNODC para Centroamérica y el Caribe (ROPAN) en ciudad de Panamá, Panamá, el/la Especialista de Operaciones tendrá las siguientes responsabilidades:
Tareas relacionadas con el apoyo operativo y administrativo:
Aplicar apropiadamente las reglas y regulaciones de Naciones Unidas en todos los procesos ejecutados administrativamente.
En el sistema UMOJA, asegurar la verificación de documentos de soporte según perfil, y dar seguimiento hasta el final del proceso con la sede de UNODC.
Dar seguimiento al mantenimiento de las áreas comunes de la oficina y los servicios contratados.
Brindar asesoramiento en la organización de talleres de capacitaciones, reuniones y visitas en el contexto de las actividades de los proyectos, cuando sea requerido;
Participar en reuniones inter-agenciales y de cualquier otro tipo, según sea asignado.
Apoyar en el registro tanto físico como digital de todos los procesos administrativos.
Realizar cualquier otra tarea a petición de la Representación Regional según las tareas correspondiente a la posición.
Supervisar al personal de limpieza
Mantener al día inventario de insumos de limpieza
Supervisar al personal de seguridad
Supervisar al conductor y la agenda del mismo.
Recursos Humanos:
Punto focal entre la Oficina de PNUD y UNODC, específicamente para el área de Recursos Humanos y Administración en la Región.
Responsable de los procesos de reclutamientos nacionales e internacionales.
Dar seguimiento a los acuerdos de pasantía y su debido cumplimiento según las normas de la SEDE de UNODC.
Enviar al PNUD el registro de asistencia de la oficina (según sea requerido).
En el sistema UMOJA, responsable de dar seguimiento a las obligaciones financieras del personal bajo contrato SC (Fund Commitments)
Dar seguimiento a la entrega de las evaluaciones de desempeño por parte del personal
Brindar seguimiento para que el personal de nuevo ingreso cuente con la creación de números de Index y cuentas bancarias en Umoja.
Asistir al nuevo personal, expertos y consultores en los procedimientos básicos y en los requisitos para tramitación de cuentas bancarias y otros requisitos necesarios a su llegada.
Dar seguimiento a la actualización mensual del sistema de registro FOHRM de personal de la oficina de ROPAN.
Atender las solicitudes de las cartas laborales solicitadas por el personal-
Responsable de dar seguimiento de las enmiendas de contrato del personal en conjunto con los proyectos.
Mantener los expedientes de personal actualizados físicos y digitalmente.
Realizar la reconciliación de planilla eIOV.
Supervisar a la asistente de proyecto para gerencia
Gerencia:
Servir de enlace con las autoridades nacionales e internacionales como punto focal de la gerencia.
Servir de enlace con las contrapartes y donantes a nivel operativo para coordinación de agenda de la gerencia.
Mantener actualizada la agenda del Representante y la Directora de Programas y Operaciones.
El trabajo implica el contacto y la interacción frecuentes con las siguientes contrapartes:
Funcionarios y personal técnico de UNODC en Panamá;
Autoridades del país donante;
Agencias de las Naciones Unidas y otros organismos regionales, subregionales e internacionales.
Ministerios e Instituciones de Panamá.
Competencies
Integridad: compromiso con los valores y principios de Naciones Unidas e integridad personal.
Compromiso: con la visión, misión y metas estratégicas de la organización.
Sensibilidad: adaptabilidad sin prejuicios personales en cuanto a temas interculturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad.
Respeto a la diversidad: trabajar efectivamente con personas de cualquier raza, género, creencias, etc.
Orientación al Cliente: Establece, construye y mantiene relaciones efectivas dentro de su unidad de trabajo y con los clientes internos y externos; Responde prontamente a las necesidades de los clientes.
Enfoque a Resultados: Demuestra habilidad para identificar problemas y proponer soluciones; Capacidad de planificación y organización; preparación de reportes; Capacidad de síntesis;Responde efectivamente a la retroalimentación.
Trabajo en Equipo:Actitud proactiva y afinidad por un estilo de trabajo participativo, demostrando apertura al cambio y habilidad para manejar temas complejos;Capacidad de relacionarse con los demás y de trabajar en equipo en
Required Skills and Experience
Educación:
Maestría en Administración, Finanzas, Contabilidad o áreas afines; con experiencia mínima de cinco (5) años.
Será considerada Licenciatura con 7 años de experiencia.
Experiencia
Cinco (5) años de experiencia de trabajo en áreas de finanzas, contabilidad, Recursos Humanos y/o administración de poseer Maestría, o Siete (7) años de experiencia de contar con grado de Licenciatura.
Deseable dos (2) años de experiencia en implementación proyectos de cooperación internacional.
Deseable Tres (3) años de experiencia laboral en mandatos de UNODC
Previa experiencia en la organización de talleres de formación y eventos regionales será valorada.
Es deseable el conocimiento del mandato de la UNODC.
Conocimientos de sistemas ERP, aplicaciones Peoplesoft, o similares.
Dominio de programas informáticos básicos de oficina (Windows, Word, Excel, Lotus Notes, Power Point, etc).
Idiomas requeridos:
Excelente nivel de español: escrito y hablado
Nivel intermedio del idioma inglés: escritura, lectura y conversación.
