Objetivo del puesto:
Desarrollar funciones ejecutivas y constituirse en el eslabón inicial soporte amplio de la función administrativa en toda la Organización. Por tanto, ha de ser un apoyo vital en el quehacer diario de la Empresa, con el fin de que en este aspecto sean filtrados y muy bien derivados los requerimientos, trámites y quehaceres del Aparato Administrativo, así como resueltas de manera efectiva y ágil la mayoría de actividades cotidianas, sencillas y que se hayan definido para resolver en este punto.
LABORES GENERALES:
1. Administra y supervisa los recursos financieros, humanos y materiales del Área, con el fin de optimizar para dar resultados y cumplimiento a sus actividades.
2. Controla la ejecución del presupuesto asignado. Asegura que los recursos sean ejercidos de acuerdo a las normas y lineamientos establecidos para ese fin.
3. Mantiene informado al Superior Inmediato acerca del acontecer y desarrollo de los procedimientos de carácter administrativo.
4. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la Empresa.
5. Brinda informes periódicos de las actividades realizadas.
6. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
7. Da seguimiento general de todo asunto relacionado con la Oficina y el Área Administrativa, como persona a cargo.
LABORES ESPECÍFICAS:
AREA DE SERVICIOS GENERALES:
1.Recepción telefónica y personalizada de Visitantes, Proveedores, Clientes y demás, siguiendo el protocolo establecido para tal efecto.
2.Coordinación de una agenda integrada de actividades especiales generales de la Empresa.
3.Elaboración y regulación el directorio de contactos unificado para el Área Administrativa.
4.Coordinación del mantenimiento de las áreas de Oficina y exteriores. Fiscalización y control de los Servicios de Aseo, Jardinería y Mensajería.
5.Revisión de las necesidades y gestión de la adquisición de insumos para la operación administrativa.
6.Ambientación del recinto empresarial en Oficinas y Planta de Procesos.
7.Apoyo en la organización y desarrollo de actividades de proyección interna y externa.
GESTION DOCUMENTAL Y TRAMITOLOGIA:
1.Control de consecutivos.
2.Recepción, elaboración, distribución y archivo de documentos.
3.Coordinación y control del servicio de mensajería.
4.Coordinación con el Área Legal en la solicitud y archivo de documentos, actualización de la información jurídica para el conocimiento y manejo de instrumentos legales.
5.Elaboración de Solicitud y Liquidación de Viáticos.
AREA DE PROVEEDURIA:
1.Atención y gestión de solicitudes con necesidades de insumos de las Áreas Administrativa y Operativa.
2.Confrontación de las necesidades de insumos contra inventarios.
3.Requerimiento de cotizaciones.
4.Confección, traslado y trámite tanto de Solicitudes como de Órdenes de Compra.
5.Solicitud y recepción de insumos o servicios a Proveedores.
6.Archivo de Solicitudes y Órdenes de Compra.
7.Actualización del Registro de Proveedores.
8.Custodia, distribución y adquisición de bastimentos. Incluye toma del inventario.
9.Atención de Proveedores tanto de servicios como de insumos.
AREA DE RECURSOS HUMANOS:
1.Elaboración y archivo paralelo del banco de oferentes.
2.Reclutamiento paralelo e inducción del personal.
3.Reporte de la situación interna del personal, a fin de elaborar la documentación correspondiente del Área tales como: acciones de personal, registro de ingresos, ascenso/reasignación, licencias y finalización, constancias o certificaciones, sanciones y destituciones, entre otros.
4.Archivo paralelo de expedientes del personal activo e inactivo.
5.Organización y ejecución de actividades de motivación y salud ocupacional.
6.Cancelación y archivo de planillas de seguridad social.
7.Archivo paralelo de planillas del personal administrativo y operativo.
8.Apoyo, organización y ejecución de actividades de proyección interna y externa.
Salario:Competitive
Ciudad: panamá
