**Description**: BackgroundONU Mujeres, basada en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para la eliminación de la discriminación contra las mujeres y las niñas; el empoderamiento de la mujer; y el logro de la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, los derechos humanos, la acción humanitaria y la paz y la seguridad.ONU Mujeres Oficina Regional para las Américas y el Caribe con base en Panamá y el Gobierno de la República de Panamá han establecido un Acuerdo de Cooperación con vigencia de cinco (5) años para el desarrollo de un programa de país. En este contexto, ONU Mujeres establece una oficina de presencia programática en Panamá.Bajo la supervisión directa de la Coordinadora de Programa de País, el/la Asistente Administrativo/a y Financiero proporcionará apoyo logístico, administrativo y financiero para la implementación del programa en Panamá.El/la Asistente Administrativa/o trabajará en estrecha coordinación con el personal administrativo y financiero de la Oficina Regional, las instituciones y organizaciones socias, así como las agencias del Sistema de Naciones Unidas en el país.**Responsibilities**: 1. Brindar apoyo administrativo y logístico siguiendo las normas y procedimientos de ONU MujeresLlevar a cabo las tareas administrativas y logísticas necesarias para el desarrollo de las actividades previstas en el proyectoBrindar apoyo administrativo a los procesos de gestión de contratosDar seguimiento a la gestión administrativa del Programa en coordinación con los socios y socias nacionalesApoyar en la confección del Plan de Adquisiciones del Proyecto y apoyar los procesos de contratación de los servicios y bienes del plan de adquisiciones siguiendo las normas y procedimientos de la organizaciónMantener la base de datos de inventario de todos los activos del Programa de País y preparar los informes requeridosOrganizar el mantenimiento y la reparación de los activos cuando sea necesarioMantener el sistema de archivo y bases de datos del proyectoApoyar en la preparación de información para auditorias y apoyar en la implementación de recomendaciones de auditoría.2. Proporcionar apoyo administrativo y logístico en la organización de conferencias, talleres, reuniones con partes interesadas y otros eventos del programaApoyar la organización logística y ejecución de conferencias, talleres, reuniones y eventos del proyectoPreparar los documentos para la organización de reuniones y eventos incluyendo agenda, cartas de invitación, nota logística, guía para las moderaciones y demásApoyar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios necesarios para la ejecución de reuniones y eventos del proyecto siguiendo las normas y procedimientos de la organizaciónCoordinar las reservaciones de boletos de avión, pago de viáticos y dar seguimiento al reembolso de gastos de participantes nacionales e internacionales de acuerdo con las reglas y procedimientos de ONU MujeresRegistrar las minutas de las reuniones y otra documentación requerida del programa según sea necesarioAsistir en tareas relacionadas asignadas por su supervisor/a.3.Apoyar la gestión financiera requerida para la implementación del Programa de País siguiendo las normas y procedimientos de ONU MujeresApoyar la formulación del presupuesto del programaLlevar a cabo las tareas financieras y contables requeridas por el proyectoApoyar el control financiero oportuno, el monitoreo y la presentación de informes financierosMonitorear el gasto de fondos de donantes y otros gastos y desembolsos del programaCoordinar la gestión de pagosPreparar gráficos financieros estadísticos, tablas e informes obteniendo datos de diversas fuentes.4.Apoyar la promoción, la gestión del conocimiento y los esfuerzos de comunicaciónApoyar la construcción de conocimiento y el intercambio de conocimientoBrindar apoyo administrativo necesario para la gestión eficaz del conocimiento, sintetizar mejores prácticas relacionadas a apoyo a programas y el intercambio de información.CompetenciesIndicadores Clave de RendimientoContribución a la gestión transparente de los recursos del proyectoCumplimiento y respeto de las reglas y regulaciones de ONU Mujeres de acuerdo con lo estipulado en el convenio entre ambas partesMonitoreo y ejecución de las tareas administrativas, logísticas y financierasSoporte de calidad para conferencias y eventosOrganización de archivos e informesApoyo oportuno al equipoEntrega en tiempo y forma de los insumos para las orientaciones estratégicas del Programa de PaísRelaciones efectivas con socios y partes interesadasPuntualidad y calidad de entrega de productos.ValoresRespeto por la diversidadIntegridadProfesionalismoCompetenciasConocimiento y sensibilidad sobre asuntos de géneroResponsabilidadSolución creativa de problemasComunicación efectivaCola
