**.**: PLAZO DE PRESENTACIÓN DE CANDIDATURAS**: El plazo para aplicar a esta posición es el día 17 de noviembre de 2023.**ACERCA DEL PMA**: El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas es la mayor agencia humanitaria que lucha contra el hambre en el mundo. La misión del PMA es ayudar al mundo a alcanzar el hambre cero durante nuestra vida. Cada día, el PMA trabaja en todo el mundo para garantizar que ningún niño se acueste con hambre y que las personas más pobres y vulnerables, especialmente las mujeres y los niños, tengan acceso a los alimentos nutritivos que necesitan.**CONTEXTO Y RESPONSABILIDADES/OBLIGACIONES**: La persona que ocupe este puesto gestionará diversas actividades y procesos administrativos, lo que requiere capacidad para analizar, comprender y aplicar directrices/prácticas estándar. También tendrá funciones de supervisión, podrá trabajar en una situación de emergencia y desarrollar/apoyar el plan de acción de la unidad.Bajo la supervisión general del Director Nacional Adjunto y la supervisión directa del Director Administrativo, el Asistente Administrativo realizará las siguientes tareas (tenga en cuenta que estas tareas son sólo generales y no exhaustivas): 1.Garantizar que todos los viajes generados en WeTravel sean correctos y cumplan con las normas y procedimientos del PMA.2. -Servir de enlace con las agencias de viajes para proporcionar al PMA servicios de calidad y rentables. En particular, de acuerdo con los informes mensuales, tomar medidas correctivas en el proceso de viajes para que la compra y la gestión de los billetes sean más rentables.3. Comprueba y revisa el informe mensual presentado por la agencia de viajes y comunica las discrepancias en las facturas al supervisor.Garantiza que las discrepancias entre los billetes aprobados se corrijan sin demora.4. Garantizar que todas las unidades presentan el plan de misión mensual a tiempo y correctamente.5. Proporcionar un informe semanal al supervisor sobre las misiones del personal mediante la preparación de informes a través del sistema WINGS y la plataforma de viajes de la agencia BCD.6. Garantizar el seguimiento adecuado de los documentos en la carpeta compartida y en el sistema específico para viajes y otras tareas administrativas realizadas.7.Ayudar al supervisor a garantizar un seguimiento eficaz de todas las acciones de viaje en curso y tomar medidas para evitar expedientes abiertos en el sistema.8. Proporcionar flota y alojamiento al personal nuevo y orientar a los demás para garantizar el uso de las plataformas en línea en consonancia con la estrategia de normalización y digitalización del PMA.9. Colaborar con la Oficina de Protocolo en Haití y la Sede para ayudar al personal a obtener visados y otros documentos necesarios para viajar.10. Apoyar al supervisor en la creación de procedimientos operativos normalizados y ofrecer sesiones informativas y orientación sobre normas y procedimientos administrativos a los colegas responsables de la preparación de los documentos de viaje.11.Apoyar al supervisor, según sea necesario, durante las visitas e inspecciones sobre el terreno, los viajes y otras tareas administrativas cubiertas por la unidad a la que esté adscrito.12. Asistir, según sea necesario, a la unidad administrativa en la creación de requisiciones (PO, PR, MPO GRN/SES) en el sistema de gestión WINGS para las necesidades de adquisición y servicios de la oficina.13. Garantizar el seguimiento adecuado de los NFI/Servicios suministrados con el presupuesto del corresponsal.14. Apoyar al Supervisor de la Casa de Huéspedes y al Punto Focal en la actualización periódica de la página de reservas en línea y la emisión de facturas mensuales y listas de comprobación, inspecciones.15.Supervisar al personal de apoyo (Handler) y al personal de limpieza de la oficina.16. Estar disponible para proporcionar formación y orientación a todo el personal.17. Apoyar y formar al personal subalterno.18. Además de todas las tareas anteriores, el Asistente Administrativo llevará a cabo cualquier otra tarea administrativa que su supervisor considere necesario asignarle en aras de la ejecución de las actividades de la oficina**RESULTADOS ESPERADOS**: - Ejecución puntual de las solicitudes recibidas en WeTravel en estricto cumplimiento de las normas y reglamentos. Actualización de todos los documentos justificativos en el sistema en las carpetas compartidas en línea. Ayudar al supervisor a proporcionar informes precisos y coherentes sobre viajes y otras áreas administrativas según sea necesario. Apoyar al supervisor en la aplicación de los procesos de normalización y digitalización. Capacidad para trabajar en equipo y en situaciones de emergencia.**MARCO DE LIDERAZGO DEL PMA**: NORMAS COMUNES DE COMPORTAMIENTO**:Lidera con el ejemplo y con integridad.**1.Demuestra los valores, principios y normas del PMA.2. Valora la diversi
