Duties and ResponsibilitiesEl (La) Asociado-a Administrativo proporciona servicios de apoyo, asegurando alta calidad, exactitud y consistencia del trabajo. Funciones/Resultados Esperados: Brindar apoyo administrativo el/la Team Leader del Clúster Gobernabilidad y Construcción de la Paz, Área De Seguridad Ciudadana enfocándose en los siguientes resultados: Apoyar la Unidad responsable en los procesos de selección y obtener la documentación requerida para las contrataciones que sean necesarias, archivando los documentos en las carpetas correspondientes tanto físicas como en el archivo electrónico; obtener cotizaciones y elaborar cuadros comparativos según la normativa del PNUD para la adquisición de equipos y materiales; organización de la documentación necesaria para la presentación de casos de contrataciones al Comité de Adquisiciones, cuando sea necesario. Llevar y mantener en orden los archivos físicos y electrónicos de pagos; llevar un control de los pagos por renta, teléfonos, mantenimiento y otros; redacción y confección de notas e informes según requerimiento del supervisor: asistir la Unidad responsable en la preparación de las actas y otros informes de las reuniones y eventos realizados. Apoyo la Unidad responsable en la realización de los pagos y archivo de los soportes documentales; tramitar el registro de nuevos proveedores/consultores; apoyo a la Unidad responsable en la confección de requisiciones, comprobantes de pago, cuando sea requerido; dar seguimiento en conjunto con la Unidad responsable a los procesos de pagos, desde su elaboración hasta el recibido conforme del proveedor/consultor; apoyar al Asesor Regional en la conciliación mensual de los gastos, comparándolos con el reporte financiero que es utilizado en el PNUD Centro Regional cuando sea necesario.Llevar el archivo físico y electrónico sobre las conciliaciones mensuales de gastos, la ejecución presupuestaria y los informes financieros que se requieran.Elaborar solicitudes de autorizaciones de viajes, hacer el cálculo correspondiente y realizar el trámite de aprobación, previo a las misiones; cotizar itinerarios de viaje conforme a las normas del PNUD Centro Regional y adquirir los boletos electrónicos; reservar alojamiento y asegurar el transporte de consultores, cuando sea requerido; Realizar los trámites correspondientes para asegurar el pago de viáticos y gastos terminales del personal que viaje en misión, y de participantes a talleres o eventos; realizar los trámites para asegurar el pago de honorarios de consultores; realizar el trámite de obtención de visas para las misiones; archivar electrónicamente la documentación relacionada con las misiones (informes de misión, etc.); Realizar, en el marco de sus competencias técnicas, otras actividades que le asignen en apoyo a la gestión del/la Team Leader del Clúster Gobernabilidad y Construcción de la Paz, Área De Seguridad Ciudadana. Arreglo Institucional: El (La) Asociado-a Administrativo-a trabaja bajo la dirección del/la Team Leader del Cluster de Gobernabilidad y Construcción de la Paz, en el Centro Regional del PNUD para América Latina y el Caribe. Competencies Competencias Esenciales Lograr Resultados: LEVEL 1: Demostrar que se centra en lograr resultados de calidad y en el impacto.**Pensar Innovadoramente**: LEVEL 1: Mirar más allá de los enfoques convencionales y los métodos establecidos. Aprender Continuamente: LEVEL 1: Buscar activamente oportunidades de aprendizaje y autodesarrollo profesional y personal.**Adaptarse con Agilidad**: LEVEL 1: Ser flexible en el manejo del cambio, y adoptar nuevas ideas, enfoques y formas de trabajo. Actuar con Determinación: LEVEL 1: No rendirse ante la adversidad y los contratiempos; demostrar resiliencia y compostura Participar y Asociarse: LEVEL 1: LEVEL 1: Actuar de forma que demuestre empatía e inteligencia emocional, mostrando consideración por las necesidades y los sentimientos de los demás.Gestión de Negocios Sensibilización Digital Capacidad e inclinación para adoptar rápidamente nuevas tecnologías, ya sea comprendiendo hábilmente sus usos o mediante la comprensión de su impacto y el empoderamiento de otros para que las utilicen según sea necesario Agenda 2030 Gobernabilidad Construcción de Estado y Gobernanza Adquisiciones Gestión de Pagos Conocimiento de los ciclos de pago, conceptos, principios y políticas de compra, y capacidad para aplicarlos a estrategias y / o situaciones prácticas. Administración y Operaciones Documentos y Gestión de registros Gestión global de documentos (físicos o electrónicos); política de registro y retención, incluido el almacenamiento y el archivo. Required Skills and Experience Requisitos Académicos Mínimos Educación secundaria con certificación en administración, o estudios universitarios en Administración de Empresas, Administración Pública, Contabilidad, Ingeniería Industrial o áreas afines, deseable Años M
